내용증명 우편제도 활용 방법
내용증명의 의의
내용증명이란 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실을 우체국에서 공적으로 증명하는 등기취급우편제도입니다. 내용증명을 이용하면, 문서의 발송 시점과 내용을 우체국에서 공식적으로 증명할 수 있으므로, 이후 발생하는 분쟁에 대해 객관적인 증거자료로 활용될 수 있으므로, 개인 상호간의 채권·채무관계나 권리의무를 더욱 명확하게 할 필요가 있을 때 주로 이용되고, 민사소송이나 법적인 문제를 해결하는데 도움이 되고 있습니다.
작성요령
먼저 A4용지의 한쪽면 만을 사용하여 상대방에게 알리고자 하는 내용을 6하 원칙에 따라 작성합니다.
이때 작성하는 내용을 내용문서라고 하는데, 내용문서는 한글 또는 한자로 자획을 명료하게 기재한 문서인 경우에 한하여 취급이 가능하여 공공의 질서 또는 선량한 풍속에 반하는 내용문서는 취급하지 않습니다.
내용문서 작성시 문자나 기호를 정정·삽입 또는 삭제할 때에는 "정정"·"삽입" 또는 "삭제"의 문자와 정정·삽입 또는 삭제한 글자수를 난외의 빈자리나 끝부분 빈곳에 기재하고 그 곳에 발송인의 인장이나 지장을 찍어야 합니다.
이때 정정 또는 삭제된 문자나 기호를 명확하게 알아볼 수 있도록 그 자체를 남겨두어야 합니다. 그리고 내용문서의 서두나 끝부분에는 발송인 및 수취인의 주소·성명을 반드시 기재하여 누가 누구에게 발송한 내용문서임을 확실히 나타내야 합니다.
발송절차
내용문서의 작성이 완료되면 원본과 원본을 복사한 등본 2부를 함께 우체국 접수창구에 제출합니다. 내용문서의 성질상 원본을 보내기 어려운 경우에는 복사한 등본 3부만을 제출하여도 됩니다.
내용문서 원본과 복사된 등본 2통에 대하여 소정의 증명절차가 끝나면 원본을 수취인에게 발송하여야 합니다. 수취인에게 보낼 원본은 내용문서에 기록된 발송인 및 수취인의 주소·성명을 동일하게 기재한 봉투에 넣고 우체국 취급직원이 보는 곳에서 이를 봉합하여 등기접수하면 됩니다.
인터넷 내용증명
우체국을 방문하지 않고, 24시간 인터넷우체국을 통하여 내용증명을 신청할 수도 있습니다.
내용증명 문서는 전자서명 및 위ㆍ변조방지 등을 통하여 원본의 무결성을 보장하며 안전하게 내용을 증명하여 3년동안 전자문서로 보관하므로 보관기간인 3년 이내 언제든지 인터넷 상에서 내용문서를 조회하거나 재증명 받을 수 있습니다.
편지병합(메일 머지) 기능을 이용하여 다수의 수취인에게 주소와 일부내용을 달리한 다량의 내용증명을 발송하기에 편리합니다.
이용범위 및 재증명 청구
내용증명취급은 국내우편의 특수취급이기 때문에 외국으로 발송하는 우편물에는 이용할 수 없습니다. 내용증명우편물을 발송한 후 발송인이나 수취인이 내용문서의 등본이나 원본을 분실하였거나 새로운 등본이 필요할 때에는 발송일로부터 3년까지는 발송우체국에서 내용증명의 열람이나 재증명을 청구할 수 있습니다.
전자우편, 인터넷 내용증명 서비스
전국 우체국 뿐만 아니라 우체국 방문없이 인터넷우체국을 통해서도 24시간 언제든 내용증명을 신청할 수 있습니다.
인터넷 내용증명은 전자서명 및 위·변조방지 등을 통해 원본의 무결성을 보장하며, 전자문서 보관기간인 3년 이내 언제든지 인터넷우체국을 통해 내용문을 조회하거나 재증명 신청이 가능합니다.
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이용시 유의사항
내용증명은 단지 내용과 발송사실만을 우편관서에서 증명해줄 뿐이고 법적 효력은 사법기관의 판단사항이므로 내용증명 발송만으로 법적 효력이 인정되는 것은 아닙니다. 내용증명은 본안소송 제기에 앞서 의무의 이행을 촉구하거나 증거력을 확보하기 위한 수단으로 주로 이용됩니다.
내용증명은 우편물의 발송사실과 문서내용을 공적으로 증명하는 제도입니다. 이 제도는 개인 간 채권·채무의 이행 등 권리와 의무의 이행에 관한 증거로 활용되지만, 우편관서에서는 문서내용과 발송사실만을 증명해 줄 뿐, 내용증명 우편물을 발송하였다는 사실만으로 법적 효력이 발생되지는 않습니다. 즉, 법적 효력을 갖기 위해서는 해당 문서의 내용이나 발송사실이 증명되어야 합니다.
따라서 내용증명 우편물은 등기 우편을 통해 발송하는 것이 안전합니다. 등기 우편은 배달 기록을 남기고 있어, 우편물이 언제 배달되었는지를 확인할 수 있습니다. 또한, 배달증명 우편물로 발송하면 언제 배달되었는지를 증명할 수 있어 더욱 확실한 증거가 됩니다.